قرار المجلس لا يكتمل بالتصويت
أمانة سر لمجالس الإدارة ومجالس المديرين ولجانها، يتولاها محامون في نظام الشركات والحوكمة، على منصة يدخلها ملاككم وأعضاؤكم.
نكتب القرار بلغة القانون، ونتابعه حتى يُنفَّذ، ونحفظه حيث تجدونه.
لحظات يعرفها كل مجلس
قرار صدر في الربيع، وفي الخريف لا يعرف أحد أين وصل.
جهة التمويل تطلب محاضر السنتين الأخيرتين موقّعة، ونصفها في بريد عضو سابق.
عضوية انتهت قبل شهرين، ولم ينتبه أحد إلا عند التوقيع.
هذه ليست أخطاء أشخاص. إنها غياب نظام يتذكر عنكم.
من يكتب محاضركم؟
المحضر وثيقة يُحتكم إليها. لذلك يكتبه عندنا قانونيون، يقرؤون عقد التأسيس قبل أن يكتبوا سطراً.
1صياغة نظامية
الدعوة والمحضر والقرار يصوغها قانونيون. ويُراعى فيها النظام الأساس أو عقد التأسيس، والنصاب، والإنابة، وحق العضو في إثبات تحفظه.
2قرار قابل للتنفيذ
لكل قرار فعل واضح ومحل محدد، ومسؤول، وموعد، ومعيار يُعرف به الإنجاز. وتُذكر حدود الصلاحية أو الميزانية عند الحاجة. ولا يُعتمد القرار حتى تكتمل عناصره.
3الجمعيات ومواعيدها
دعوات الجمعيات وجداول أعمالها تُعدّ في وقتها، مربوطة بنهاية السنة المالية وبالمهلة النظامية.
سنة المجلس أمامكم من أولها
تقويم سنوي واحد يجمع اجتماعات المجلس ولجانه وجمعية الملاك. وفيه نهاية السنة المالية، وآخر موعد للجمعية السنوية، ومواعيد انتهاء السجل التجاري وشهادتي الزكاة والتأمينات الاجتماعية. ومعها مواعيد القرارات التي ما زالت قيد المتابعة.
تعرفون ما يأتي قبل أن يأتي.
من الدعوة إلى التنفيذ
كل اجتماع يمر بثلاث محطات. ولا يُغلق ملفه حتى يُنفذ ما تقرر فيه.
قبل الاجتماع
جدول أعمال يميّز ما يُعرض للاطلاع، وما يُعرض للمناقشة، وما يُطرح لاتخاذ قرار. المرفقات في مكانها. والدعوة تصل الأعضاء. ومن ردود الحضور والإنابة يُعرف النصاب قبل الموعد.
بعد الاجتماع
تصل المسودة إلى الأعضاء فيقرؤونها ويعلّقون عليها في المنصة. تبقى كل ملاحظة ظاهرة، ويُبيَّن هل أُخذ بها. ثم يُوقَّع المحضر ويُحفظ.
حتى التنفيذ
كل قرار لم يُنجز يُعرض في بداية الاجتماع التالي، بمسؤوله وموعده. والمتأخر يظهر متأخراً.
حين لا ينتظر الأمر اجتماعاً
بعض القرارات عاجلة. تُطرح بالتمرير متى أجاز ذلك عقد التأسيس أو النظام الأساس. يصوّت كل عضو من حسابه، ويكتب تحفظه إن شاء، ويرى سير التصويت. ومن رأى أن الأمر يستحق نقاشاً طلب عرضه في اجتماع. ثم يُثبت القرار في محضر أول اجتماع لاحق.
ما يحفظ ثقة الأعضاء بعضهم ببعض
تعارض المصالح
سجل دائم يُقيَّد فيه إفصاح العضو مرة واحدة، ويُستحضر في حزمة كل اجتماع يحضره. ويظهر امتناعه عن التصويت في القرار نفسه. ويقدّم كل عضو إقراراً سنوياً، ويُعرف من لم يقدّمه.
تقييم المجلس
تقييم سنوي للمجلس ولجانه بسرية تامة، لا تظهر نتائجه إلا مجمّعة.
لجان المراجعة، والترشيحات والمكافآت، والحوكمة، والقانونية، والاستثمار. منفصلة أو مدمجة بحسب حاجة الشركة.
ملف الشركة كله في مكان واحد
الاجتماعات جزء من ذاكرة الشركة، لا كلها.
ولكل مستخدم ما يخصه: المالك، والعضو، وأمين السر.
ما يطلبه النظام، وكيف نلبيه
أمانة السر في الأنظمة السعودية مسؤولية لها أحكام. وهذه أبرزها.
| ما ينص عليه النظام | كيف تتعامل معه الخدمة |
|---|---|
| يعيّن مجلس إدارة شركة المساهمة أمين سر من أعضائه أو من غيرهم (نظام الشركات) | نتولى الدور بقرار من المجلس، أو نساند أمين السر الداخلي. |
| تُثبت مداولات المجلس وقراراته في محاضر يوقّعها رئيس الاجتماع والأعضاء الحاضرون وأمين السر، وتُدوَّن في سجل خاص (نظام الشركات) | مسودة، فملاحظات الأعضاء، فتوقيع، فحفظ في السجل. |
| للمجلس أن يصدر قراراته في الأمور العاجلة بالتمرير (نظام الشركات) | تصويت من حساب كل عضو، ثم إثبات القرار في محضر أول اجتماع لاحق. |
| يجتمع المجلس بصفة دورية، ويجوز عقد اجتماعاته بوسائل التقنية الحديثة (نظام الشركات) | تقويم سنوي، واجتماعات حضورية أو مرئية. |
| لا ينيب العضو غيره إلا إذا أجاز النظام الأساس ذلك، ولا يكون للعضو النائب أكثر من إنابة واحدة (نظام الشركات) | تُسجَّل الإنابة في ردود الحضور، ولا تُحتسب في النصاب حتى يؤكد الوكيل حضوره. |
| تنعقد الجمعية العامة العادية السنوية خلال الأشهر الستة التالية لانتهاء السنة المالية (نظام الشركات) | يُحسب الموعد الأخير ويظهر في التقويم. |
| يبلغ العضو المجلس بما له من مصلحة مباشرة أو غير مباشرة، ولا يشترك في التصويت (نظام الشركات) | سجل إفصاح دائم، وامتناع عن التصويت يظهر في القرار. |
| لأمين السر مهام في توثيق الاجتماعات وتزويد الأعضاء بجدول الأعمال وأوراقه، وله مؤهلات محددة (لائحة حوكمة الشركات) | يتولى ذلك قانونيون في المكتب. |
| يُقيَّم أداء المجلس ولجانه وأعضائه سنوياً (لائحة حوكمة الشركات) | تقييم سنوي سري، تُبنى عليه خطة للتطوير. |
| يجوز دمج لجنتي الترشيحات والمكافآت (لائحة حوكمة الشركات) | تُفعَّل اللجان منفصلة أو مدمجة. |
لائحة حوكمة الشركات ملزمة للشركات المدرجة، ونأخذ بها في غيرها على أنها ممارسة حسنة. وفي الشركة ذات المسؤولية المحدودة يُرجع أولاً إلى عقد التأسيس.
كيف نبدأ معكم
لقاء تعارفي.
نسمع منكم عن الشركة ومجالسها وما يشغلكم.
مراجعة أولية.
نقرأ عقد التأسيس أو النظام الأساس، والسجلات والمحاضر القائمة.
نقل الملف.
ننقل ملف الشركة إلى المنصة، ونهيّئ حسابات الملاك والأعضاء.
أول اجتماع.
ندير اجتماعكم القادم من الدعوة إلى المحضر.
لا يتطلب البدء تغيير أمين السر الحالي. يمكن أن يبقى في دوره، ونسانده.
أسرار الشركة في يد محامين
- السرية المهنية.ما يصلنا من شؤون الشركة يحكمه واجب المحامي في الكتمان.
- صلاحيات بحسب الدور.يرى كل مستخدم ما يخصه. ولا يرى العضو الاجتماع قبل إرسال الدعوة إليه.
- سجل حركات.كل تعديل محفوظ: من أجراه، ومتى.
- تقييم سري.نتائج تقييم المجلس لا تظهر إلا مجمّعة.
- حضور قريب.فرعان في المدينة المنورة والرياض، نحضر منهما الاجتماع حضورياً متى لزم.
ثلاثة نماذج بحسب حاجتكم
أمانة سر متكاملة
للشركات التي ليس لديها أمين سر متفرغ.
يعيّن المجلس المكتب أو أحد قانونييه أميناً للسر. ونتولى الدعوات والمحاضر والقرارات ومتابعتها، والجمعيات، وحضور الاجتماعات حضورياً أو مرئياً، مع المنصة.
أمانة سر مساندة
للشركات التي لديها أمين سر داخلي.
يبقى أمين السر في دوره. ونتولى المراجعة القانونية للدعوات والمحاضر، وصياغة القرارات، ونشغّل المنصة له وللأعضاء.
مهام محددة
لمن يحتاج عملاً بعينه.
إعداد جمعية سنوية أو غير عادية، أو تنظيم السجلات والمحاضر السابقة ونقلها إلى المنصة، أو إعداد لوائح المجلس واللجان.
الخدمة متاحة لكل الشركات بنماذجها الثلاثة. ولعملاء تشغيل الإدارة القانونية لدينا ترتيب خاص، نعرضه عليهم مباشرة.
أسئلة شائعة
هل يجوز أن يكون أمين السر من خارج المجلس؟
نعم. يجيز نظام الشركات أن يعيّن مجلس إدارة شركة المساهمة أمين سر من أعضائه أو من غيرهم . وفي الشركة ذات المسؤولية المحدودة يُرجع إلى عقد التأسيس وقرار المديرين.
هل تصلح الخدمة للشركة ذات المسؤولية المحدودة؟
نعم، إذا كان فيها مجلس مديرين أو جمعية شركاء تنعقد. والأحكام هنا مصدرها عقد التأسيس أولاً، ونبني إجراءات الخدمة عليه.
هل يلزم أن يحضر أمين السر الاجتماع؟
حضوره هو الأصل، لأنه من يوثق المداولات ويوقّع المحضر. ونحضر حضورياً في المدينة المنورة والرياض، أو مرئياً.
ما حجية التوقيع الإلكتروني على المحضر؟
يعترف نظام التعاملات الإلكترونية بالتوقيع الإلكتروني متى استوفى شروطه . ويُنظر مع ذلك في عقد التأسيس أو النظام الأساس، وفي ما تطلبه الجهة التي سيُقدَّم إليها المحضر. ونبيّن لكم ذلك عند البدء.
ماذا يحدث لسجلاتنا إن انتهى التعاقد؟
السجلات ملك للشركة. وعند انتهاء التعاقد نسلّمها لكم كاملة بصيغة قابلة للحفظ والقراءة.
هل نحتاج إلى تغيير أمين السر الحالي؟
لا. يمكن أن يبقى في دوره، ونسانده بالمراجعة القانونية والمنصة. وهذا هو نموذج «أمانة سر مساندة».
اجتماعكم القادم يمكن أن يُدار هكذا
نعرض عليكم المنصة في نحو 30 دقيقة، مرئياً أو في أحد فرعينا، على بيانات نموذجية. ثم نتحدث عن شركتكم.
اطلب عرضاً للمنصة
املؤوا الحقول الآتية، ونتواصل معكم لتحديد الموعد.
وصلنا طلبكم، شكراً لكم.
سيتواصل معكم أحد زملائنا خلال يوم عمل واحد لتحديد موعد العرض.
وإن أردتم الحديث مع محامٍ قبل ذلك، فاحجزوا لقاءً تعارفياً.