باختصار
- من 7 ذي الحجة 1448هـ (13 مايو 2027م) يُطلب من التاجر نظام محاسبي، ورقي أو رقمي، بدل دفاتر بعينها.
- العربية هي اللغة المعتمدة، ويجوز معها لغة أخرى؛ فإن كان نظامك بالإنجليزية وحدها فخطط لإضافة العربية.
- من يُستثنى من الالتزام ستحدده لائحة السجلات المحاسبية بحسب حجم المنشأة، ولم تصدر بعد.
- ما تسجله قد يُحتج به عليك، فدقة التسجيل حماية لك.
- لا تتخلص من دفاترك وسجلاتك السابقة.
لعقود طويلة كان التاجر في المملكة يعرف التزامه المحاسبي باسم «الدفاتر التجارية». ومع صدور نظام المعاملات التجارية يتغير الاسم والمضمون معاً. فالنظام يلغي نظام الدفاتر التجارية (المادة 269)، ويضع مكانه بابه السادس بعنوان «السجلات المحاسبية»، ويُعمل به اعتباراً من 7 ذي الحجة 1448هـ (13 مايو 2027م).
ما كان عليه نظام الدفاتر التجارية
كان نظام الدفاتر التجارية يلزم التاجر بمسك الدفاتر التي تستلزمها طبيعة تجارته، منتظمة وباللغة العربية، وعلى الأقل دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد ودفتر الأستاذ العام (دفاتر محاسبية تقليدية محددة الأسماء)، وفق نموذج تحدده وزارة التجارة وبصفحات مرقمة. وكان يعفي من ذلك التاجر الذي لا يزيد رأس ماله على مائة ألف ريال. وأجاز التدوين بالحاسب الآلي للمؤسسات والشركات التي تستخدمه وفق قواعد اللائحة. وأوجب على التاجر وورثته حفظ الدفاتر عشر سنوات على الأقل، وقرر غرامة تصل إلى 50 ألف ريال.
فالنظام السابق كان يسمّي حداً أدنى من الدفاتر بعينها. أما النظام الجديد فيركز على الغاية: نظام محاسبي يكشف مركز التاجر المالي وحقوقه والتزاماته، ويترك تفاصيل السجلات للائحة.
ما المطلوب منك؟
نظام محاسبي لا دفاتر بعينها. على كل تاجر الاحتفاظ بنظام محاسبي يشتمل على سجلات محاسبية لتدوين المعاملات والأحداث المالية المتعلقة بتجارته وأوقات حدوثها، بما يكفل بيان مركزه المالي (أي يوضح ما لك وما عليك) وحقوقه والتزاماته. ويجب أن يتيح هذا النظام المعلومات المحفوظة فيه في أي وقت عند طلبها، وأن يمكّن من إعداد القوائم المالية (كالميزانية وقائمة الأرباح والخسائر) والإقرارات الضريبية والزكوية من واقعه. ويجوز أن يكون ورقياً أو رقمياً. أما أنواع السجلات الإلزامية وطريقة تنظيمها ومعاييرها فتحددها اللائحة (المادة 37).
وتعمل هذه السجلات إلى جانب المتطلبات الضريبية والزكوية الأخرى التي تخضع لها المنشأة، ولا تحل محلها.
العربية هي المعتمدة. تُنظَّم السجلات باللغة العربية. ويجوز تنظيمها بلغة أخرى إضافة إليها، على أن تكون العربية هي المعتمدة عند الاختلاف (المادة 38). وهذا يهم المنشآت التي تستخدم أنظمة محاسبية بالإنجليزية.
الحفظ، ومنه الحفظ الرقمي. على التاجر، أو ورثته إن استمروا في تجارة مورثهم، الاحتفاظ بالسجلات ومحتوياتها والمستندات المؤيدة لها (الفواتير والعقود والإيصالات التي تثبت كل قيد) وفق ما تحدده اللائحة. ويجوز حفظ الوثائق والمستندات بأي من الوسائل الرقمية (المادة 39).
هل منشأتي ملزمة؟
يتوقف الجواب على لائحة السجلات المحاسبية. فهي التي تحدد الحد الأدنى من السجلات لفئات معينة من التجار، وتحدد الفئات المستثناة من الاحتفاظ بالسجلات، مع مراعاة حجم المنشأة (المادة 40). فمعيار الاستثناء لم يعد منصوصاً عليه في النظام، ولن يبقى حد رأس المال السابق قائماً بعد نفاذ إلغاء نظام الدفاتر التجارية، بل أُحيل الأمر كله إلى اللائحة. ولذلك لا يمكن الجزم الآن بأن منشأة بعينها ستُستثنى، والأحوط أن تستعد منشأتك على أساس أنها ملزمة إلى أن تصدر اللائحة وتتضح فئاتها.
لماذا الدقة مهمة؟
تُعد البيانات المدونة في السجلات المحاسبية الإلزامية مدونة بعلم التاجر ورضاه ما لم يقم دليل على العكس، ولها الحجية في الإثبات (أي يُستند إليها أمام القضاء) (المادة 41). والمعنى العملي: ما تسجله قد يُحتج به عليك، فدقة التسجيل حماية لك.
وللمحكمة في دعاوى الإرث وقسمة المال الشائع (تقسيم مال مشترك بين شركاء) والتصفية الاطلاع على السجلات والمراسلات التجارية للأطراف أو غيرهم ممن يرتبطون بالدعوى، مع حفظ حق الأطراف في التحقق منها والمنازعة فيها (المادة 42). وعلى التاجر إتاحة الاطلاع على السجلات والوثائق المؤيدة لمن يحق لهم ذلك بموجب النظام أو الأنظمة الأخرى أو الأوامر القضائية، خلال المدة التي تحددها اللائحة (المادة 43).
ماذا يحدث عند المخالفة؟
لوزارة التجارة أن تطلب من فئات معينة من التجار إقراراً سنوياً عن التزامهم بأحكام هذا الباب (المادة 44)، ويتولى ضبط المخالفات موظفون يعينهم وزير التجارة (المادة 45).
ودون إخلال بأي عقوبة أشد ينص عليها نظام آخر، يعاقب بغرامة لا تزيد على 50,000 ريال من خالف أحكام الباب أو اللائحة، ومن أدخل بيانات غير صحيحة في السجلات بإهمال جسيم (تقصير كبير) ترتب عليه ضرر على الغير، مع مسؤوليته عن التعويض. وللجنة المختصة، إذا كان المخالف تاجراً، أن تتخذ بدلاً من الغرامة أو إضافة إليها أحد التدابير الآتية: الإنذار، أو الإلزام بخطوات تمنع تكرار المخالفة، أو الإلزام بخطوات تصحيحية لمعالجة آثارها. ويُراعى في تقدير الغرامة جسامة المخالفة وتكرارها وحجم النشاط والضرر، ويجوز التظلم من قرار العقوبة أمام المحكمة (أي الاعتراض عليه) (المادة 46).
واللجنة المختصة لجنة أو أكثر تُكوَّن بقرار من وزير التجارة، يرأسها شخص ذو تأهيل نظامي (متخصص في القانون)، وتنظر في المخالفات وتوقع العقوبات. وللوزير تحديد المخالفات التي يجوز إيقاع عقوبات مباشرة فيها دون عرضها على اللجنة (المادة 47).
مقارنة مختصرة
ما ينتظر التاجر من لائحة السجلات المحاسبية
أحال الباب السادس إلى اللائحة أكثر تفاصيله العملية: أنواع السجلات الإلزامية وكيفية تنظيمها ومعاييرها (م37)، ومدة الحفظ وضوابطه (م39)، والحد الأدنى من السجلات والفئات المستثناة (م40)، ومدة إتاحة الاطلاع (م43)، والفئات المطالبة بالإقرار السنوي (م44).
ويصدر وزير التجارة اللائحة خلال 180 يوماً من تاريخ نشر النظام، ويُعمل بها من تاريخ العمل بالنظام (المادة 270). وبما أن النظام نفسه يُعمل به بعد 180 يوماً من نشره (المادة 271)، فقد تصدر اللائحة قريباً من تاريخ النفاذ، وقد لا يبقى بعد صدورها وقت كافٍ للتكيف. لذلك يحسن البدء بالاستعداد الآن.
خطوات عملية للاستعداد
قيّم نظامك المحاسبي الحالي. هل يبين مركزك المالي وحقوقك والتزاماتك؟ وهل يتيح استخراج القوائم المالية والإقرارات الضريبية والزكوية منه مباشرة؟
راجع لغة السجلات. إن كان نظامك بلغة أجنبية فقط، فخطط لإضافة العربية بوصفها اللغة المعتمدة.
نظّم المستندات المؤيدة. اربط كل قيد بمستنده، واعتمد طريقة حفظ رقمي منظمة يسهل استرجاعها.
لا تتخلص من سجلاتك السابقة. لم يتضمن النظام نصاً انتقالياً بشأن مدد حفظ الدفاتر السابقة، فننصح احتياطاً بالاحتفاظ بها حتى تنقضي مدتها الأصلية أو تصدر اللائحة وتتضح أحكامها. وهذه توصية عملية، لا حكم نظامي.
اضبط إجراءات الإدخال والمراجعة. فالسجلات حجة في الإثبات (م41)، والإدخال غير الصحيح بإهمال جسيم معاقب عليه (م46).
تابع صدور اللائحة. وحدّد من سيتولى مراجعتها داخل منشأتك وتعديل الإجراءات وفقها.
بيانات النظام
يلغي نظام المعاملات التجارية عند نفاذه نظام الدفاتر التجارية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/61) وتاريخ 17 ذي الحجة 1409هـ (المادة 269). ونص المرسوم الملكي الصادر به النظام على أن تحل عبارة «السجلات المحاسبية» محل «الدفاتر التجارية» أينما وردت في الأنظمة، من تاريخ نفاذ النظام في 7 ذي الحجة 1448هـ (13 مايو 2027م).
خاتمة
الانتقال من الدفاتر إلى السجلات المحاسبية ليس تغييراً في المصطلح فقط، بل في طريقة التفكير: من الالتزام بشكل محدد إلى الالتزام بنتيجة واضحة. والتاجر الذي يرتب نظامه المحاسبي مبكراً سيستقبل اللائحة بهدوء.
وهذا المقال للتوعية العامة، ولا يغني عن استشارة مختص في الحالة المعينة.
وإن أردت أن تعرف هل يكفي نظامك المحاسبي الحالي، يسعدنا أن نتحدث معك في استشارة سريعة، وهي استشارة مرئية مدتها 15 دقيقة.